perubahan: sem6 SPA

1.0 PENGENALAN

Pendidikan di Malaysia adalah suatu usaha berterusan ke arah memperkembangkan lagi potensi individu secara menyeluruh dan bersepadu untuk mewujudkan insan yang seimbang dan harmonis dari segi intelek, rohani, emosi dan jasmani berdasarkan kepercayaan dan kepatuhan kepada Tuhan. Usaha ini adalah bagi melahirkan rakyat Malaysia yang berilmu, bertanggungjawab dan berkeupayaan mencapai kesejahteraan diri serta memberi sumbangan terhadap keharmonian dan kemakmuran masyarakat dan negara.

Berdasarkan Falsafah Pendidikan Negara, sekolah yang mempunyai tanggungjawab untuk melahirkan pelajar yang cemerlang samada dari segi kurikulum atau kokurikulum. Disebabkan penubuhan sekolah adalah sebuah organisasi yang dipandang tinggi oleh masyarakat dan merupakan harapan ibu bapa untuk melihat anak-anak mereka yang dihantar di sana dididik dengan sempurna dan akhirnya mencapai keputusan yang cemerlang.

Hasil daripada falsafah tersebut maka lahirlah idea untuk memberi kesedaran terhadap ibu bapa atau masyarakat peranan yang dimainkan oleh anggota sekolah iaitu pihak pentadbir sekolah,guru-guru, kaki tangan dan murid-murid. Dengan adanya hari terbuka peringkat sekolah, maka para ibu bapa dapat peluang dengan jelas matlamat yang ingin disampaikan atau peluang untuk bertemu dengan guru-guru untuk mendaptkan maklumat mengenai perkembangan anak-anak mereka. Untuk menjayakan hari tersebut terdapat peranan pegawai perhubungan awam amat penting untuk merealisasikan hari terbuka ini dengan jayanya dengan perancangan yang teliti.

1.1 Objektif Kajian

Objektif kajian adalah membincangkan peranan pegawai perhubungan awam dalam merancang sambutan hari terbuka peringkat sekolah dengan membuat publisiti dan merancang aktiviti sambutan pada hari tersebut.

1.2 Kaedah Kajian

Kaedah kajian yang dijalankan adalah kaedah rujukan perpustakaan dengan merujuk buku-buku, jurnal, temubual dengan guru-guru yang pernah terlibat dengan program ini dan perbincangan dengan rakan-rakan yang mengikuti pengajian Strategi Perhubungan Awam serta tutor di samping melayari internet yang berkaitan dan kertas kerja yang ada kaitan dengan tajuk yang dibincangkan.

1.3 Batasan Kajian

Merangkumi ruang lingkup definisi publisiti, perancangan segala aktiviti sambutan, pendekatan perhubungan awam dalam melaksanakan publisiti dan aktiviti yang terlibat pada majlis sambutan hari terbuka di Sekolah Kebangsaan FELDA Mengkawang, Ajil, Hulu Terengganu.

2.0 PERHUBUNGAN AWAM

Perhubungan awam boleh didefinisikan sebagai suatu fungsi pengurusan yang bersifat berterusan dan dirancang di mana sesebuah organisasi akan mencari jalan untuk mendapat dan mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada mana-mana pihak yang berkenaan. Ini dijalankan dengan cara menilai pendapat awam terhadap organisasi mereka supaya dapat berhubung dan menyampaikan dasar, polisi dan peraturan-peraturan mereka serta mencapainya melalui perancangan dan penyelesaian yang lebih lengkap untuk kepentingan bersama.

Menurut Hamdan Adnan, perhubungan awam adalah sebagai suatu fungsi pengurusan yang berwatak berterusan dan terancang, melalui mana-mana organisasi-organisasi awam atau swasta dan institusi-institusi mencari jalan untuk menjalin dan mengekalkan persefahaman, simpati dan sokongan daripada sesiapa saja yang ada kaitan dengan mereka secaramenilai pendapat awam mengenai diri mereka supaya dapat mengkorelasasikan seberapa boleh dasar-dasar dan peraturan-peraturan mereka untuk mencapai melalui sebaran meluas maklumat-maklumat yang dirancang bagi mendapatkan kerjasama yang lebih berhasil serta penyelesaian yang lebih cekap untuk kebaikan bersama.

Menurut Muhamad Rosli Selamat, berdasarkan Webster’s International Dictionary edisi ketiga mentafsirkan perhubungan awam sebagai suatu promosi bagi menjalin hubungan yang rapat dan baik di antara institusi dengan individu-individu lain, public khas atau masyarakat umum melalui penyebaran maklumat. Adalah menjadi tanggungjawab asas sesebuah organisasi untuk menjana maklumat kerana tanpa maklumat tidak mungkin sesebuah organisasi boleh berfungsi.

Manakala menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidathul Nizah Mat Tazin, perhubungan awam merupakan aktiviti promosi yang dirancang untuk membina nama baik bagi individu atau pun institusi. Berdasarkan pelbagai definisi yang dinyatakan maka jelaslah perhubungan awam merupakan suatu yang penting dalam melaksanakan program sesesuatu ogganisasi dalam menyampaikan maklumat kepada public. Publik kini memerlukan maklumat tentang sesesuatu organisasi dengan terkini. Segala tindakan dan perlakuan organisasi akan menggambarkan imej organisasi keseluruhannya. Organisasi mesti bersedia menonjolkan imej yang baik dan aktiviti perhubungan awam adalah penghubung antara public dan organisasi.

Selain itu, selaras dengan amalan perhubungan awam adalah dalam pembuatan keputusan yang komplek terutamanya dalam masyarakat plural. Fungsinya perhubungan awam menjadi lebih efektif melalui sumbangan kepada persefahaman bersama antara kumpulan dan institusi. Perhubungan awam berkhidmat dengan kepelbagaian yang meluas dalam masyarakat dan memerlukan mempunyai hubungan yang baik dengan masyarakat bagi menjayakan misi organisasi. Pengurusan organisasi perlu memahami sikap dan nilai publik dalam usaha mencapai matlamat organisasi.

2.1 Peranan Perhubungan Awam

Dasar perhubungan awam adalah bertujuan untuk mempastikan imej baik sesesuatu organasasi terpelihara dan dipertingkatkan melalui persefahaman, penerimaan, kepercayaan dan kerjasama yang diperolehi berkaitan layanan dan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan dalam hubungannya dengan orang ramai. Dengan demikian menjadi tugas dan tanggungjawab pihak yang terbabit menyampaikan sesesuatu aktiviti organisasi bagi membolehkan masyarakat umum membulatkan pandangan dan sikap mereka terhadap organisasi.

Menurut Muhamad Rosli Selamat, perhubungan awam merupakan komponon penting dalam pengurusan sesebuah organisasi dan ia dianggap sebagai salah satu fungsi pengurusan moden. PR berfungsi untuk memantau proses komunikasi dua hala antara organisasi dengan public-publiknya. Di samping itu PR juga digunakan sebagai alat untuk menilai dan mengukur tahap kejayaan dan kegagalan sesuatu proses komunikasi berkenaan. Komunikasi dua hala bermatlamat untuk mewujudkan persefahaman di antara organisasi dengan public di mana melalui proses komunikasi tersebut pendapat public dapat dikumpul untuk dijadikan sandaran perencanaan dan perancangan proses PR.

Seterusnya, dalam mengalami proses PR yang berkesan memerlukan usaha pemikiran, perencanaan dan organisasi yang dinamik dan rasional di kalangan setiap individu ahli organisasi. Bagi tujuan tersebut, setiap individu yang terlibat mestilah mempunyai pengetahuan, kejujuran, kewibawaan, kesetiaan dan kesungguhan dalm menjalankan tugas bagi menjamin kesan dan objektif organisasi tercapai.

2.2 Definisi Publisiti

Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, publisiti bermaksud 1. teknik menarik perhatian umum terhadap sesuatu ( ch. Barangan, personality, dsb ) terutamanya melalui media massa : 2. perhatian umum : seberapa boleh ia mahu mengelakkan diri, daripada : 3. maklumat yang disebarkan untuk menarik perhatian umum : memberi, yang secukup-cukupnya tentang barang-barang keluaran kami.

Menurut Hamdan Adnan,publisiti ialah usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan bagi mendapatkan liputan dari media.massa. Publisiti berlaku akibat penerangan atau maklumat yang telah disebarkan mengenai acara-acara yang telah dirancang. Boleh dikatakan publisiti digunakan untuk membuat liputan yang dikehendaki pihak penganjur.

Berdasarkan maksud yang dinyatakan, publisiti memainkan peranan yang penting dalam menyebarkan maklumat bagi memastikan agenda organisasi difahami dan ikuti dengan teliti oleh pengguna. Perancangan yang teliti diperlukan dalam melaksanakan publisiti bagi menjamin kefahaman pengguna dengan sesuatu tujuan organisasi dan mencapai matlamatnya.

2.3 Kaedah Publisiti Hari Terbuka

Perhubungan awam secara sedar atau tidak telah dilaksanakan oleh semua pihak dan organisasi dalam menjalankan sesuatu matlamat. Perhubungan awam adalah satu usaha yang dirancang dengan secara sistematik, terancang dan berterusan bagi menjalin dan mengekalkan hubungan antara dua pihak untuk menyatakan sesuatu objektif agar tercapai dengan berkesan.

Terdapat pelbagai kaedah yang digunakan untuk memastikan segala aktiviti perhubungan awam kerana ia berfungsi sebagai menyampaikan sesuatu mesej. Sebagai seorang pengamal perhubungan awam, mestilah tahu apa yang boleh dilakukan dan melihat keberkesanan sesuatu kaedah yang digunakan.

Menurut Bahtiar Mohamad, Hassan Abu Bakar dan Saidatul Nizah Mat Tazin terdapat beberapa kriteria keberkesanan publisiti yang mesti dipatuhi agar ianya berkesan iaitu :

2.3.1 Maklumat Berkualiti

Penggunaan perkakasan akan menghasilkan maklumat yang tepat. Misalnya penggunaan teknologi komputer akan memastikan maklumat yang seragam dan kebolehpercayaaan yang tinggi. Penyebaran maklumat mengenai hari terbuka peringkat sekalah perlu disesuaikan dengan mesej yang hendak disampaikan bagi memastikan mesej yang dihantar berkualiti.

2.3.2 Kesesuaian Saluran Dan Persekitaran

Penggunaan saluran akan memberikan kesan yang baik, mencetuskan kesedaran, minat dan kehendak (media massa). Pengiklanan, jika menggunakan saluran yang sesuai akan menghasilkan impak yang besar. Jadi, untuk memberi kesan dan sebaran yang mendalam tentulah penggunaan televisyen, akhbar, radio dan internet. Oleh itu membuat keputusan dan pengukuhan dalam pemilihan saluran adalah penting bagi memastikan perkakasan yang digunakan adalah berkesan.

2.3.3 Dirancang Dan Bermatlamat

Segala perkakasan yang hendak digunakan mesti rancang dengan teliti bagi matlamat jangka panjang dan jangka pendek. Perancangan yang dibuat mestilah berdasarkan kajian dan perencanaan yang dilakukan oleh individu dalam organisasi iaitu dengan mengenalpasti publik sasaran yang terlibat, kecekapan dan keberkesanan kos sesuatu perkakasan yang hendak digunakan.

2.3.4 Pendekatan Bersepadu Dalam Strategi Pelaksanaan

Pendekatan bersepadu yang dimaksudkan ialah dengan mendapatkan penglibatan publik dan komitmen daripada semua pihak dalam organisasi. Strategi pelaksanaan ini akan mewujudkan pasukan kerja yang baik.

2.4 Perancangan Publisiti

Berdasarkan kriteria yang digariskan, maka menjadi tugas dan tanggungjawab pegawai perhubungan awam menepati kriteria tersebut agar segala perancangan hari terbuka peringkat sekolah dapat dilaksanakan dengan jayanya. Segala publisiti mengenai hari terbuka tersebut mestilah diketahui umum berdasarkan garis panduan yang ditetapkan.

Sebagai seorang guru yang dipertanggungjawabkan dalam mengurus dan memastikan majlis Hari Terbuka ditempat penulis bertugas iaitu di Sekolah Kebangsaan FELDA Mengkawang, Ajil berjalan lancar, pelbagai publisiti telah dijalankan.

Publisiti adalah maklumat yang mempunyai nilai berita daripada sumber luar yang digunakan oleh media. Ia adalah kaedah yang tidak boleh dikawal dalam perletakan mesej dalam sesebuah media kerana sumber tidak membayar apa-apa kepada pihak media atas berita yang disiarkan. Publisiti membawa berita dalam media massa tentang organisasi berkaitan dengan pelbagai sumber yang ingin didedahkan.

Bagi memastikan publisiti mengenai hari terbuka tersebut diketahui umum, maka perancangan yang teliti mesti dilaksanakan. Contohnya penggunaan kain rentang, mesej yang hendak disampaikan mestilah menarik dan mempunyai nilai berita untuk difahami publik. Pemilihan warna dan kata-kata yang ditulis mestilah ringkas dan difahami dengan mudah tujuan dan objektifnya.

Selain itu, publisiti yang dimaksudkan mestilah ada nilai berita. Nilai berita ini dapat ditentukan berdasarkan publik yang terlibat, siapa orang kenamaan yang hadir untuk merasmikan hari tersebut atau keunikan yang ada dalam hari terbuka tersebut. Ini mesti difikirkan agar majlis yang dirancang dapat memikat perhatian publik dan menjadikan hari tersebut penuh bermakna. Ini akan meninggalkan kesan yang mendalam terhadap publik yang hadir dan memanfaatkan peluang yang pada hari tersebut. Nilai berita akan menjadi indikator kepada publisiti yang baik.

Dalam penonjolan publisiti, gambar juga memainkan peranan yang penting untuk mempromosi hari tersebut. Ini berdasarkan ungkapan sekeping gambar dapat menceritakan pelbagai cerita. Dengan ini dapat membangkitkan emosi publik untuk menghadiri hari terbuka tersebut. Gambar yang dilukis atau dipamerkan atau ditontonkan sama ada melalui kain rentang atau risalah yang diedarkan mestilah menarik dan warna kerana gambar warna mudah untuk difahami dan menarik. Di samping itu, pemilihan gambar mestilah sesuai dengan tema yang hendak dimaklumkan kepada publik.

Di samping itu, penggunaan radio juga memainkan peranan dalam memberitahu publik tentang agenda yang hendak dilaksanakan. Pemilihan siaran tempatan yang sesuai dengan kawasan yang diwakili memudahkan dan memilih publik yang sekitar dengan sasaran. Segala pemberitahuan yang hendak disampaikan mestilah ringkas dan difahami oleh pendengar. Selain itu, temu ramah juga boleh diadakan di radio untuk menyampaikan maklumat kepada pendengar dan memberi maklumat mengenai hari terbuka dengan lebih jelas. Dalam temu ramah, pegawai perhubungan awam mestilah mempunyai persediaan yang rapi untuk memaklumkan kepada pendengar tentang aktiviti yang terdapat pada hari terbuka tersebut.

Segala jawapan dalan sesi temu ramah mestilah menyakinkan dan memberi kefahaman mengapa hari terbuka diadakan. Selain itu, masa siaran juga memainkan peranan utama dalam penyampaian maklumat kerana publik hanya mendengar pada waktu-waktu yang tertentu sahaja. Di sini memerlukan perbincangan pegawai perhubungan awam dengan pihak stesen radio dalam melaksanakan mesej yang akan disampaikan berkesan.

Publisiti yang baik seharusnya diatur secara khusus dalam menggunakan khidmat media bagi sesuatu tujuan. Dalam hal ini, penglibatan yang besar perlu dilakukan oleh pengamal perhubungan awam. Apabila pihak media dijemput dalam acara tertentu untuk tujuan publisiti, perkara asas yang perlu difikirkan aktiviti yang akan dijalankan pada hari tersebut, tetamu kenamaaan yang hadir, tempat acara berlangsung dan atur cara majlis bagi memudahkan pihak media menghadirinya dan memberi publisiti secara terus dan menarik perhatian publik untuk sama-sama menghadirinya. Di samping itu, pakej yang terdapat pada hari terbuka mestilah menarik dan tersusun selain mempunyai kelainan daripada hari terbuka sekolah-sekolah lain yang pernah mengadakan hari terbuka tersebut. Contohnya menjemput artis yang mempunyai ramai peminat untuk menyampaikan motivasi.

Hari terbuka peringkat sekolah merupakan hari yang ditunggu-tunggu oleh masyarakat untuk berkunjung ke sekolah untuk mengetahui secara lebih dekat tentang aktiviti-aktiviti yang ada di samping mengambil peluang untuk bertemu dengan guru-guru yang mengajar anak-anak mereka. Dengan penganjuran ini, pegawai perhubungan awam mestilah memainkan peranan untuk menyedarkan masyarakat tentang aktivi yang berlangsung ini dengan jelas tepat dan berkesan. Penggunaan risalah yang diedarkan ke setiap rumah, dilekatkan di kereta dan ditampal di tempat ibadat seperti masjid, balai raya serta dipokok-pokok juga adalah langkah yang berkesan untuk memaklumkan kepada masyarakat tentang program yang dianjurkan ini. Risalah-risalah yang disediakan mestilah mempunyai maklumat yang jelas, ringkas dan berkesan tentang maklumat hari terbuka tersebut.

3.0 KESIMPULAN

Perhubungan awam merupakan penterjemahan dalam hubungan antara seseorang individu dengan individu yang lain atau antara sesebuah organisasi dengan publiknya. Dalam pelaksanaan yang dijalankan merupakan sesuatu perhubungan yang tidak dilakukan secara sedar atau tidak tetapi merupakan suatu perhubungan yang nyata. Perhubungan awam merangkumi semua bentuk komunikasi dengan pihak-pihak yang ada kaitan dengan sesebuah organisasi. Dalam perhubungan awam adalah satu usaha komunikasi yang terancang yang sentiasa meninjau pendapat publik dan mewujudkan aktiviti komunikasi yang sesuai untuk menjalinkan kesesuaian dalam mentafsir hubungan di antara dua pihak. Dalam melaksanakan tugas perhubungan awam, mestilah ada sifat kejujuran dan adil dalam perancangan publisiti atau tugas tertentu bagi menghasilkan objektif sesesuatu organisasi tercapai dan teugas yang dihasilkan atau diarahkan difahami dengan jelas akan menghasikan hubungan yang erat antara dua hala.

Perhubungan awam adalah sebagai fungsi pengurusan mestilah diurus secara seimbang untuk memastikan setiap pelaksanaannya berjalan dengan lancar dan maklumat yang disampaikan difahami dengan jelas. Segala perancangan yang teliti, tersusun, fakta yang lengkap akan memudahkan penjelasan antara sesebuah organisasi dengan publik. Ini adalah kerana perhubungan awam merupakan komponen penting dalam sesebuah organisasi dan merupakan penggerak dalam melaksanakan tugas akan memberi kesan kepada publik. Publik memerlukan maklumat yang tepat dan jelas untuk memberi dan bersana-sama dalam melaksanakan objektif yang hendak dicapai. Di samping itu, perhubungan awam adalah alat untuk meningkatkan kerjasama di antara organisasi dengan publiknya dengan usaha yang dijalankan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Pegawai perhubungan awam mestilah mempunyai kemahiran yang luas dalam menyampaikan mesej kepada publik dengan yakin dan berkesan di samping mempunyai tanggungjawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas.